Dokumentenmanagement

Der reibungslose, rasante Ablauf des Datentransports von der Informationsaufnahme zur Informationsabgabe und Handlungstätigung nach außen steht bei den meisten Versicherungsunternehmen nach wie vor im Zentrum von Verbesserungsmöglichkeiten. Auf Basis einer Analyse des Status quo ihres Dokumentenmanagements und einer Gegenüberstellung anderer moderner Methoden und Techniken stellen wir Ihnen neue, effizientere Lösungen vor und unterstützen die Umsetzung. Dies kann sich auf Vorhaben oder Teilbereiche Ihres Unternehmens beziehen wie auch ganzheitlich stattfinden.

Grundlagen

Die Dokumente, wie z.B. Post, Akten, Fax, E-Mail oder Gutachten, durchlaufen in einem Dokumentenmanagementsystem die folgenden Komponenten:

• Capture / Scannen
• Dokumentenerkennung
• Elektronisches Archiv
• Workflow

Der Sachbearbeiter erhält die Dokumente in seinem elektronischen Postkorb und kann diese aufrufen, steuern und die Bearbeitung vornehmen.

Herausforderungen

Bei der "normalen" Vorgangsbearbeitung ohne den Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems kommt es zu unterschiedlichen Nachteilen:

• lange Durchlaufzeiten
• hohe Bearbeitungsdauer
• physische Transporte
• sich wiederholende Tätigkeiten
• mehrere Unterbrechungen pro Vorgang
• verteilte Informationen
• unterschiedliche Medien
• hoher Platzbedarf für das Archiv 

Der nicht elektronische Umgang mit Dokumenten führt somit zu umständlichen, zeitraubenden Abläufen und ist dadurch nicht optimal für die Kommunikation mit den Kunden.

Unsere Leistungen

Auf Basis einer Analyse des Status quo Ihres Dokumentenmanagements und einer Gegenüberstellung anderer moderner Methoden und Techniken stellen wir Ihnen neue, effizientere Lösungen vor und unterstützen die Umsetzung. Dies kann sich auf Vorhaben oder Teilbereiche Ihres Unternehmens beziehen wie auch ganzheitlich stattfinden. Dabei bieten wir die folgenden Bereiche an:

• Analyse der Eingangspost in Bezug auf Mengen, Zeitmuster, Strukturen, Dokumentenarten, Medien usw.
• Analyse der relevanten Geschäftsprozesse
• Erarbeitung eines Konzepts zum Aufbau eines DMS
• Auswahl der Systemkomponenten unter Berücksichtigung der Integrationsfähigkeit und Aufbau des Systems
• Integration von elektronischen Dokumenten (E-Mail, Fax, Fotos usw.)
• Optimierung der Erfolgsquote bei der Formularerkennung
• Coaching von Mitarbeitern

Der Nutzen für Ihr Unternehmen

• Erhöhung der Wirtschaftlichkeit
• Senkung der Personalkosten
• Stärkere Kundenorientierung / Serviceverbesserung
• Sofortige kompetente Auskunftsfähigkeit
• Optimierung der Durchlaufzeiten und Bearbeitungsdauer
• Fehlerminimierung
• Verkürzung der Entscheidungswege
• Einfache Stellvertretungsmöglichkeiten
• Ausgeglichene Lastverteilung pro Mitarbeiter